Prazos obrigatórios de guarda de documentos

Balancete
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Cofins
10 anos
Lei 8.212 Art 33 Lei Orgânica da Seguridade Social

Conciliação Bancária
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Conhecimento de Frete
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Conta de Água
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Conta de Luz
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Conta de Telefone
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

DAE (Documento de Arrecadação Estadual)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Duplicatas Recebidas/Emitidas
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Extrato Bancário
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

GAM (Guia de Arrecadação Municipal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Imposto de Renda Autônomo
10 anos após
a entrega da
Declaração na RF
Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

Imposto de Renda Pessoa Física
5 anos após
a entrega da
Declaração na RF
Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal

IPI (Imposto de Produtos Industrializados)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

IPTU (Imposto Predial Urbano)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
10 anos após
a entrega da
Declaração na RF
Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ITR (Imposto Territorial Rural)
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Livro Balanço Patrimonial / Geral
Permanente
A lei não prevê descarte

Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)
10 anos
considerando a data
do último lançamento
Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro de Razão
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Livro de Registro de ICMS
5 anos
considerando a data
do último lançamento
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Livro de Registro de Inventário
31 anos
considerando a data
do último lançamento
Parecer 410 Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)

Livro de Registro de Saídas
10 anos
considerando a data
do último lançamento
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro Diário
permanente

Livro Registro de Entradas
5 anos
considerando a data
do último lançamento
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Movimento Contábil ou Movimento de Caixa
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Fornecedor
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Imobilizado
5 anos
após depreciação
do bem
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Saída
10 anos
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Ordem de Serviço
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento
10 anos
Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP

Recibo de Depósito Bancário
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)
30 anos
Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social

Taxa de Fiscalização para Funcionamento
5 anos
Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional

VAF (Verificação de Apuração Fiscal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

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Check List

PRINCIPAIS ROTINAS TRABALHISTAS

Por Júlio César Zanluca

Não é fácil administrar uma empresa. Especificamente, na área trabalhista, há dezenas de questões que devem ser observadas.

Abaixo, tento sintetizar uma coletânea de rotinas trabalhistas que toda empresa deveria acompanhar, visando estar adequada à legislação laboral, evitando multas pela fiscalização e reclamatórias dos empregados:

1- Contrato de Experiência – na contratação, estipular prazo de 45 dias com prorrogação posterior para mais 45 dias – total de 90 dias.

2- Acordo de compensação jornada normal – verificar se os acordos de compensação de horas (sábados) estão formalizados.

3- Quadro Horário de Trabalho – verificar existência, preenchimento e atualidade.

4- Trabalho de menores – verificar as normas específicas para este grupo.

5- Estagiários – verificar a existência de convênios e contratos por escrito e a estrita observância da legislação, que teve alterações recentes, para não caracterizar contrato de trabalho.

6- FGTS e INSS – verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP. Sugere-se a obtenção de negativas a cada 6 meses.

7- Salário Família – verificar a documentação exigida pelo INSS de cada funcionário que recebe o benefício.

8- CIPA – verificar a obrigatoriedade da semana de prevenção de acidentes de trabalho e da instituição da comissão interna.
Salários: verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado (prevalece o maior piso) está sendo respeitado.

9- IRF – verificar a correta retenção na folha de pagamento.

10- Livro de Inspeção do Trabalho – verificar a existência.
Normas de Segurança e Saúde do Trabalho – verificar quais normas são exigíveis para a aplicação e instrução dos funcionários.

11- Livro ou ficha de registro de funcionários: verificar correto preenchimento e atualização de dados.

12- Acordos ou Convenções Coletivas: aplicação de reajustes salariais, normas específicas sobre benefícios e outros itens negociados.

13- Horas extras: especial atenção neste item. As horas extras habituais geram uma série de novos direitos e precisam ser analisados, quanto à necessidade e dispendiosidade.

14- Intervalos de jornadas: verificar o período mínimo de 1 hora no almoço e 11 horas entre uma jornada e outra.

15- Trabalho aos domingos e feriados: verificar escala dominical e remuneração extraordinária nos feriados.
Horas noturnas: trabalhadores que atuam entre 22 horas e 5 horas – remuneração adicional de 20%.

16- Cartão ponto: Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, mas recomenda-se que o procedimento seja feito também para todos os trabalhadores, independentemente do porte da empresa, visando resguardar-se em ações trabalhistas (horas extras e outras reclamações).

17- Férias: verificar e planejar a não incidência de férias em dobro. Não podem ser concedidas férias num período menor que 20 dias.
Verbas extra-salário: ajudas de custos, benefícios, etc. precisam ser reavaliados para que não possam surgir contingências (incorporação aos salários).

18- Descanso Semanal Remunerado: verificar se o DSR está sendo pago para horistas.

19- Descontos salariais: todos os descontos salariais extras (farmácia, vales, etc.) precisam ter autorização POR ESCRITO do funcionário. Não é admissível desconto de dízimo ou contribuições em folha – mesmo por escrito!

20- Contribuição sindical dos empregados: em março de cada ano desconta-se 1/30 para o sindicato. Verificar a exigência, na convenção coletiva, de outros descontos exigíveis para os funcionários da categoria.

21- Contribuição sindical patronal: verificar o recolhimento anual.

22- Equiparação salarial: analisar desníveis salariais que poderiam justificar uma ação trabalhista de equiparação.

23- Recibos salariais: observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento.
Arquivamento das folhas de pagamento – sistema eletrônico – verificar atendimento da Portaria INSS-DIREP 42/2003.

24- Salário-maternidade: observar se as normas do INSS estão sendo atendidas.

25- Autônomos: especial cuidado para não caracterizar tais profissionais como funcionários. Verificar também retenção de 11% no pagamentos a tais profissionais, bem como o IRF devido.

26- Cooperativas médicas: verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento a Unimeds e outras cooperativas que atuam em saúde.

27- Rescisão de contratos de trabalho: atentar para homologação sindical.

28- Reclamatórias trabalhistas – acordos: atentar para o recolhimento do INSS, se for o caso. Agilizar a possibilidade de realizar conciliação prévia sindical.
Cálculos trabalhistas: férias, 13º salário, DSR, descontos legais, etc. Verificar se o programa informatizado atende e calcula todas as variáveis exigidas.

29- Vale transporte: verificar a existência de opção ou não deste benefício. O funcionário precisa se manifestar por escrito.
Empréstimos a funcionários: devem ser contratados por escrito.

30- RAIS e CAGED: verificar entrega regular de tais informações ao MTE.
Terceirização de atividades: verificar condições que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em relação à segurança.

31- Documentação do funcionário: estipular normas para que toda a documentação do funcionário, na admissão, seja realizada de forma completa e o registro seja feito imediatamente na respectiva admissão.

32- Telefonistas e outras categorias diferenciadas: verificar cumprimento do horário reduzido de trabalho.

33- Trabalho voluntário: para pessoas que executam atividades administrativas regulares, em entidades com finalidades não lucrativas - estipular termo de adesão.

34- Agenda trabalhista e previdenciária: acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Determinadas obrigações acontecem 1 vez por ano (como Mapa de Avaliação de Riscos), outras, mensalmente (como recolhimento do IRF).

35- Contratação de deficientes: observar a obrigatoriedade de contratação.

36- Guarda de Documentos Trabalhistas: respeitar o prazo mínimo de arquivamento.

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